Milano 11 ottobre 2025 dr.Matteo Corsini
Gli accordi di riservatezza (NDA – Non Disclosure Agreement) rappresentano oggi uno strumento imprescindibile nelle trattative di natura immobiliare e gestionale nel settore alberghiero.
Nel corso delle negoziazioni preliminari, le parti si scambiano infatti informazioni strategiche: dati economici, piani di sviluppo, analisi di mercato, documenti tecnici relativi agli immobili e ai contratti di gestione.Un corretto NDA tutela tali informazioni e consente un confronto libero, senza esporre la parte divulgante al rischio di diffusione indebita o concorrenza sleale.
Legal balance and practical issues in NDAs for the hospitality sector
Confidentiality agreements (NDAs – Non-Disclosure Agreements) have become an essential tool in hotel real estate and management negotiations.
During preliminary discussions, parties exchange highly sensitive information — financial data, development plans, market analyses, technical documentation regarding properties, and management contracts.
A well-drafted NDA protects such information and allows both parties to negotiate freely without the risk of misuse or unauthorized disclosure.
Le criticità più ricorrenti nelle bozze standard
Nella prassi, gli NDA predisposti da studi legali o catene internazionali contengono spesso formulazioni rigide, poco adatte al contesto operativo alberghiero.
Tra le più frequenti, vi sono:
clausole di distruzione obbligatoria dei documenti, difficilmente compatibili con i sistemi di data retention e i backup aziendali;
penali fisse e automatiche, applicabili in modo arbitrario e prive di correlazione con il danno effettivo;
durate eccessive degli obblighi di riservatezza, che mal si conciliano con la fisiologica evoluzione dei progetti turistico–immobiliari.
Questi elementi, se non bilanciati, possono trasformare uno strumento di tutela in un vincolo sproporzionato, ostacolando le negoziazioni invece di favorirle.
2. La clausola di distruzione delle informazioni
Una delle revisioni più significative riguarda la clausola relativa alla restituzione o distruzione delle informazioni confidenziali.
Molti modelli impongono alla parte ricevente di cancellare integralmente ogni documento ricevuto al termine delle trattative.
Tale previsione, tuttavia, risulta inapplicabile nella prassi aziendale moderna:
i sistemi informatici conservano copie automatiche (backup, archivi di posta, cloud gestionali);
la cancellazione totale comporterebbe il rischio di inadempimento tecnico involontario;
le normative su privacy e tracciabilità spesso richiedono la conservazione dei dati per un periodo minimo.
Una formulazione equilibrata prevede dunque che la distruzione avvenga ove tecnicamente possibile, restando salvo l’obbligo di riservatezza anche per i dati conservati nei sistemi automatici o per motivi di legge.
In tal modo si concilia la tutela della parte divulgante con la realtà operativa delle imprese moderne.
3. La clausola penale e il principio di proporzionalità
Altro punto critico riguarda la previsione di una penale fissa per violazione della riservatezza.
Molti NDA stabiliscono importi predeterminati (ad esempio, 2.000 euro per ogni violazione), ma simili clausole sono giuridicamente deboli e spesso inefficaci.
Infatti:
violano il principio di proporzionalità sancito dall’art. 1382 c.c.;
introducono un arbitrio nella valutazione della violazione, lasciando eccessiva discrezionalità alla controparte;
duplicano l’obbligo di risarcimento già previsto dalla legge.
Una corretta impostazione prevede che la parte ricevente risponda solo dei danni effettivamente provati, con accertamento da parte dell’autorità giudiziaria.
Questo approccio garantisce equilibrio e preserva la buona fede contrattuale, evitando automatismi sanzionatori che spesso generano contenziosi inutili.
4. Verso un modello di NDA più realistico per il settore alberghiero
Nel contesto delle negoziazioni alberghiere, la riservatezza è fondamentale, ma deve convivere con la complessità operativa di gruppi internazionali, investitori, gestori e proprietari.
Un NDA efficace dovrebbe quindi:
delimitare chiaramente l’oggetto delle informazioni riservate;
prevedere obblighi di tutela proporzionati;
disciplinare la restituzione dei documenti solo come facoltà, non come obbligo tecnico assoluto;
escludere penali automatiche e introdurre rimedi risarcitori fondati su prova effettiva del danno;
indicare un foro competente coerente con la sede della parte ricevente, per ragioni di efficienza e coerenza legale.
5. Conclusioni
La negoziazione di un NDA nel settore alberghiero non è un mero adempimento formale, ma un passaggio strategico.
Solo un equilibrio tra tutela e praticità consente alle parti di operare con fiducia reciproca, garantendo la protezione del know-how senza bloccare la trattativa.
La revisione attenta delle clausole più delicate – distruzione dei dati, penali, foro competente – è il primo passo verso una contrattualistica moderna e sostenibile, in linea con le esigenze reali del mercato dell’ospitalità.
1. Common pitfalls in standard NDA templates
In practice, NDAs drafted by general law firms or adapted from corporate templates often contain rigid and unbalanced provisions, poorly suited to the hospitality business.
The most frequent issues include:
Obligations to destroy all confidential materials, which are incompatible with corporate data retention systems;
Fixed and automatic penalties for breaches, often arbitrary and disconnected from the actual damage suffered;
Excessively long confidentiality periods, which conflict with the natural timeline of hotel investment and management projects.
If not properly adjusted, these clauses risk turning a protective instrument into a barrier that discourages open negotiation and trust between parties.
2. The “destruction of information” clause
A particularly sensitive provision is the one requiring the return or destruction of confidential information at the end of the negotiation.
While conceptually reasonable, this clause is often unworkable in modern corporate environments, because:
backup and archiving systems automatically store data that cannot be selectively deleted;
privacy and compliance laws sometimes require data retention for specific periods;
total deletion could expose the receiving party to technical breach even without negligence.
A more realistic and legally sound formulation should require the destruction of information only where technically possible, while confirming that any retained data — such as those in backups or mandatory archives — remain subject to confidentiality obligations.
This approach strikes a practical balance: it respects the disclosing party’s protection needs without imposing impossible compliance burdens on the recipient.
3. The penalty clause and the principle of proportionality
Another critical point often found in NDAs is the fixed penalty for each breach of confidentiality.
Some templates stipulate, for example, a €2,000 penalty per violation. Such clauses are legally questionable and typically unenforceable.
They contravene the principle of proportionality (as set out in Article 1382 of the Italian Civil Code), since:
they lack objective criteria for determining what constitutes a breach;
they introduce unilateral discretion in assessing violations;
they duplicate the ordinary civil remedy of compensatory damages.
A fairer and legally consistent solution is to provide that the receiving party shall compensate only for actual, proven damages, as determined by the competent judicial authority.
This ensures proportionality and avoids arbitrary enforcement, aligning the clause with the principles of good faith and contractual balance.
4. Toward a more practical NDA model for the hotel industry
In hotel negotiations — which often involve property owners, management companies, and investors — confidentiality is fundamental but must coexist with operational and compliance realities.
An effective NDA for the hospitality sector should:
clearly define what qualifies as “Confidential Information”;
impose obligations that are proportional and technically feasible;
make data destruction a right of the disclosing party, not an automatic obligation;
exclude fixed penalties and instead rely on judicially verified damages;
specify a forum of jurisdiction consistent with the principal place of business of the receiving party, ensuring procedural efficiency.
This type of structure supports genuine business cooperation while maintaining solid legal safeguards.
5. Conclusions
In the hospitality industry, NDAs are not mere formalities — they are strategic tools that shape trust and cooperation.
An overly rigid confidentiality agreement can hinder negotiations, while a balanced one encourages transparency and protects both parties effectively.
Modern NDAs should be realistic, proportional, and aligned with operational practices.
By revising clauses on data destruction, penalties, and jurisdiction, hotel operators and property owners can achieve a contractual framework that is both legally sound and business-friendly — a foundation for successful, sustainable partnerships in the hotel sector.
CorSera.it copyright 2025
Comments (0)